POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I. Introducción

El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares -CSFFMM, Entidad creada por decreto ejecutivo N° 1826 de 1.962 y que se rige por el Decreto Ejecutivo N° 1083 de 1987 (Estatutos vigentes), tiene por objeto sin ánimo de lucro, prestar un servicio social a los Suboficiales de las Fuerzas Militares en servicio activo y en goce de asignación de retiro o pensión Militar dando énfasis a los aspectos deportivos, de recreación y a todas aquellas actividades que propendan por el incremento de su cultura, el fortalecimiento de los vínculos de compañerismo y la ampliación y mejoramiento de sus relaciones sociales; se permite informar que en cumplimiento de las disposiciones establecidas en la ley 1581 de 2012, Art. 10 del Decreto 1377 de 2013 Y Circular N° 001 de noviembre de 2016 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, en relación con la protección de datos personales, para el cumplimiento de su objeto social, ha recolectado previamente datos personales de los afiliados y sus beneficiarios, empleados, directivos, clientes, proveedores, contratistas, acreedores y otros, por lo cual si usted es uno de esos denominados, El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares - CSFFMM solicita su asentimiento para continuar tratando sus Datos Personales de manera transparente, responsable, segura, integra y de acuerdo con las políticas de tratamiento de datos personales implementadas por la Entidad, frente al tratamiento de datos personales y al principio de finalidad de la información. Por lo anterior, a través de este documento El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares – CSFFMM quiere dar a conocer sus derechos, el modo de ejercerlos, las políticas, la forma de acceder a los mismos y las características del Tratamiento que se dará a los Datos Personales.

II. Los derechos del titular de la Información son:

1. Conocer, actualizar, suprimir, revocar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización de tratamiento otorgada.
   
3. Ser informado respecto del uso que el Círculo de suboficiales de las Fuerzas Militares –CSFFMM, ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

III. Deberes del Circulo de Suboficiales de las Fuerzas Militares como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Garantizar que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. Contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

IV. Tratamiento que el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares – CSFFMM le dará a los Datos personales

Los Datos Personales serán tratados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley para fines operativos, comerciales, de prevención, de administración, estadísticos, de riesgo y/o de fondeo y según la autorización dada para el tratamiento.

V. Datos de identificación del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares - CSFFMM:

1. Razón Social: Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares;
2. NIT: 860025195-6;
3. Dirección: Avenida Inocencio Chincá Calle 138 No. 55-38 Colina Campestre, Bogotá, D.C.
4. Sitio web: www.circulodesuboficiales.com

VI. Canales a través de los cuales puede ejercer los derechos:

Email: atencionalusuario@circulo.mil.co.; Teléfono: (571) 5939900 (Bogotá) o atención personalizada en la Avenida Inocencio Chincá Calle 138 No. 55-38 Colina Campestre Bogotá D.C., de lunes a viernes en horario de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.

VII. Área Responsable de atención de peticiones, quejas, reclamos consultas y sugerencias:

Al interior de la Entidad, la recepción de peticiones, quejas, reclamos, consultas y sugerencias se canaliza a través de la Oficina de Calidad en los canales indicados en el numeral V y VI del presente documento.

VIII. Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares

1. Propender por el fortalecimiento de una cultura corporativa que abogue por la salvaguarda de los derechos de los Titulares de la información.
2. Garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información personal.
3. Tratar los datos personales de afiliados y sus beneficiarios, Directivos, clientes, empleados, proveedores, contratistas, acreedores y otros dentro de los parámetros establecidos por la Constitución y la Ley.
4. Utilizar los Datos Personales para los fines autorizados por los titulares de la Información Personal.
5. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
6. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Garantizar que la información que se suministre a las centrales de riesgo o a cualquier tercero autorizado, dentro de los parámetros establecidos en la ley, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
9. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a las centrales de riesgo o a cualquier tercero autorizado todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
10. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a las centrales de riesgo o a cualquier tercero autorizado.
11. Permitir la participación de los afiliados, beneficiarios e invitados en actividades institucionales, de servicio y demás realizadas por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
12. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
13. Controlar el acceso a las instalaciones de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
14. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
15. Transferir la información recolectada a los procesos estratégicos, de apoyo y misionales de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares para el desarrollo de sus actividades.
16. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
17. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y en sus bases de datos para fines administrativos y operativos.
18. Para invitar a proveedores y contratistas a presentar cotizaciones de bienes y servicios, ampliar información y enviar información de conformidad con los procesos de contratación requeridos y participar en procesos de selección de oferentes realizados por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares entre otros.
19. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
20. Contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como: afiliados y beneficiarios, empleados, clientes, contratistas, proveedores, acreedores y otros para las finalidades antes mencionadas

IX. Formas de acceder al Aviso de Privacidad y las Políticas del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares CSFFMM frente al tratamiento de Datos Personales:

Se podrá acceder al Aviso de Privacidad y las políticas vigentes de la Entidad en materia de protección de Datos Personales a través de: https: http://www.circulodesuboficiales.com/politica-de-tratamiento-de-la-informacion

X. Normatividad vigente sobre Protección de Datos:

Las bases de datos personales de los afiliados y sus beneficiarios, empleados, directivos, clientes, proveedores, contratistas, acreedores y otros, se rigen por la ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015, dependiendo de la finalidad de la base de datos.

XI. Autorización

El titular de datos personales indicara mediante formato establecido por el Circulo de Suboficiales de las Fuerzas Militares el manifiesto que, ha sido informado acerca de la política de protección de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares –CSFFMM, así como del tratamiento al cual serán sometidos los datos entregados y los derechos que tengo como titular de la información. Por lo anterior, de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca, autorizo al Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares –CSFFMM, el tratamiento de los datos personales suministrados en este documento.

XII. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares en desarrollo de sus actividades administrativas, operativas y financieras para el cumplimiento de su objeto social,

1. Respecto a los datos personales de los afiliados, beneficiarios y directivos:

   • Para la actualización de la base de datos del afiliado, beneficiarios y directivos con toda la información necesaria para la identificación, ubicación, y localización.
   • Para elaborar estadísticas, encuetas etc. requerida por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares para el cumplimiento de su objeto Social establecido en los estatutos vigentes.
   • Para enviar información relacionada con planes de bienestar, amnistías, cambios de cuotas de sostenimiento y extraordinarias, boletines, revistas, artículos sobre actividades institucionales, entre otros.
   • Para enviar información relacionada con los servicios que ofrece El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, estados de cuenta, paz y salvo, planes estratégicos y planes de acción de la Entidad entre otros.
   • Para contactar, vía correo electrónico, vía telefónica, medio escrito o por cualquier otro medio, a los afiliados para las finalidades anteriormente mencionadas y lo dispuesto por los Estatutos vigentes de la Entidad.
   • Para estudios de crédito a fin de acceder a los servicios que ofrece el Circulo de Suboficiales.
   • Para efectuar descuentos por nómina de cuotas de sostenimiento, admisión y extraordinarias conforme a los estatutos y por servicios prestados a crédito.

2. Respecto a los datos personales de Clientes:

   • Para cumplir las obligaciones contraídas por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares con sus Clientes al momento de adquirir el servicio;
   • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
   • Enviar información sobre estados de cuenta, obligaciones vigentes, envío de soportes de pagos, paz y salvos entre otros;
   • Enviar información sobre ofertas relacionadas con los servicios que ofrece El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares;
   • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante y evaluación de la calidad del servicio;
   • Para ofrecer los servicios que del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares
   • Controlar el acceso a las instalaciones de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
   • Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
   • Para elaborar estadísticas, encuestas, proyecciones económicas y estudios de mercado para los fines antes indicados.

3. Respecto a los datos personales de empleados y aspirantes a cargos:

   • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad; y examen medico
   • Desarrollar las actividades propias del proceso de Gestión Humana dentro de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, tales como actualización de base de datos nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, parafiscales actividades de bienestar seguridad y salud en trabajo y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
   • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la legislación aplicable vigente;
   • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
   • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
   • Programar actividades institucionales de capacitación, reuniones de trabajo y actividades de bienestar entre otras.
   • Para elaborar estadísticas y encuestas para los fines antes indicados.

4. Respecto a los datos personales de Proveedores, contratistas, acreedores y otros:

   • Para invitarlos a participar en procesos de selección de oferentes realizados por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares;
   • Para invitarlos a presentar cotizaciones de bienes y servicios, ampliar información y enviar información de conformidad con los procesos de contratación requeridos por El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares;
   • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones como proveedor o contratista de bienes y servicios;
   • Para hacer el registro como proveedor de bienes y servicios en las bases de datos de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
   • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
   • Para informarles de los resultados de los procesos de selección y evaluación entre otros.
   • Para elaborar estadísticas, encuestas, proyecciones y evaluaciones económicas para los fines antes indicados.

XIII. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

1. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

   El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares informará al Titular:

   • Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
   • cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

2. Datos recolectados sin autorización expresa del titular antes de Decreto 1377 de 2013

   Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado al Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares para solicitar la supresión de sus datos personales, la Entidad de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, determina que existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

3. Datos personales de los menores de edad

   Los datos personales que reposen en las bases de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de la Entidad, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por la persona responsable del niño, niña o adolescente.

XIV. Procedimiento para la Atención de Peticiones, Consultas, Quejas, Reclamos y Sugerencias de los Titulares de Datos Personales

El procedimiento para conocer, actualizar, suprimir, revocar o rectificar su información es:

1. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro; cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2. La petición, queja, reclamo, consulta o sugerencia, debe contener como mínimo nombre, número de identificación, teléfono y dirección o email de contacto del Titular para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
3. Si la petición, queja, reclamo, consulta o sugerencia realizada por el Titular del dato resulta incompleta y la Entidad tiene el mecanismo para contactar al Titular del dato, el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane la información requerida. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta. (los derechos de petición serán resueltos de conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente)
4. Si la petición, queja, reclamo, consulta o sugerencia realizada por el Titular del dato resulta incompleta y la Entidad no tiene el mecanismo para contactar al Titular del dato, el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares no dará respuesta a la solicitud.
5. Las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias serán atendidas por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y las consultas en un término de treinta (30) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. Una vez verificada la solicitud, el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

XV. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales

El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares no realizara transferencia Internacional, como tampoco transmisión internacional o transferencia Nacional de datos personales.

XVI. Reporte de Novedades

El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares dará cumplimiento al reporte de novedades en las fechas establecidas por la normatividad legal vigente en relación con los reclamos presentados por los titulares e incidentes de seguridad en caso de presentarse.

XVII. Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de febrero de 2019